Політика захисту даних Grassroots Economics Foundation

Робочий переклад — ще не набрав чинності. Цей переклад українською мовою надано для перевірки до юридичного затвердження. Англійський текст є вихідним і має переважну силу, якщо застосовне законодавство не вимагає іншого. Прочитати англійський текст.

1. Мета

Grassroots Economics Foundation (GEF) поважає конфіденційність і вважає належне поводження з персональними даними своїм обов’язком перед людьми та громадами, залученими до її роботи. Ця Політика встановлює мінімальні стандарти для персональних даних, що обробляються через системи, програми, дослідження, освіту, заходи, партнерства й діяльність GEF, включно з Cosmo-Local Credit App (CLC App).

Ця Політика враховує Data Protection Act, 2019 Кенії, застосовні нормативні акти й чинні рекомендації Office of the Data Protection Commissioner. Інші закони також можуть застосовуватися в місцях, де працює GEF або перебувають люди, яких це стосується.

Окреме Повідомлення про конфіденційність CLC App надає докладнішу інформацію про поля App, публічні ресурси, пошук одержувача й записи публічного блокчейну. Умови надання послуг регулюють використання App.

2. Сфера застосування

Ця Політика застосовується до піклувальників, директорів, працівників, волонтерів, стажерів, підрядників, консультантів, дослідників та інших людей, які обробляють персональні дані для GEF або від її імені. Договори й партнерські домовленості мають покладати належні обов’язки щодо захисту даних на постачальників послуг і партнерів.

Політика охоплює персональні дані в цифрових, паперових, аудіо-, візуальних, дослідницьких, комунікаційних та інших записах. Вона застосовується, коли GEF діє як контролер, спільний контролер або обробник. Проєкт має визначити роль GEF і ролі інших сторін, а не припускати, що одна політика регулює дії всіх учасників.

3. Керівні принципи

GEF обробляє персональні дані відповідно до таких принципів:

1. Законність, справедливість і прозорість. Коли це практично й потрібно, люди отримують зрозумілу інформацію про суттєву обробку до або під час збору їхніх даних.
2. Обмеження мети. Дані збираються для конкретних, чітких і законних цілей та не використовуються повторно несумісним способом без правової підстави й належного повідомлення.
3. Мінімізація даних. GEF збирає й передає лише те, що обґрунтовано потрібно для заявленої мети.
4. Точність. Вживаються розумні заходи, щоб істотні персональні дані залишалися точними, а оманливі записи виправлялися.
5. Обмеження зберігання. Дані, за якими можна ідентифікувати особу, зберігаються лише стільки, скільки обґрунтовано потрібно для їхньої мети й застосовних обов’язків.
6. Цілісність і конфіденційність. Заходи захисту мають відповідати даним, людям, обставинам і ризикам.
7. Підзвітність. GEF документує важливі рішення й може показати, як застосовуються ці принципи.
8. Участь і гідність. Практики роботи з даними мають поважати самостійність, безпеку, культуру й обґрунтовані очікування людей і громад, яких це стосується.

4. Підзвітність та обов’язки

Органи управління й керівництво GEF відповідають за те, щоб ризики конфіденційності отримували належні ресурси та нагляд. Вони призначають підзвітні ролі для координації конфіденційності, інформаційної безпеки, записів, управління дослідженнями, захисту дітей, реагування на інциденти й запитів суб’єктів даних.

Відповідальність визначається роботою та повноваженнями, а не автоматично покладається на певний відділ. Усі, хто працює для GEF або від її імені, повинні:

• дотримуватися цієї Політики й процедур, що стосуються їхньої ролі;
• отримувати доступ до персональних даних лише за наявності повноважень і потреби;
• негайно повідомляти про підозру втрати, зловживання, розкриття або вразливості безпеки;
• проходити обов’язкове навчання; і
• звертатися до відповідального керівника проєкту або конфіденційності перед початком незрозумілої чи високоризикової обробки.

GEF веде належні записи про системи обробки, цілі, категорії даних, людей, яких це стосується, правові підстави, одержувачів, передавання, строки зберігання, заходи захисту й відповідальних осіб.

5. Правові підстави та згода

Кожна обробка повинна мати застосовну правову підставу, як-от згода, виконання угоди, дотримання юридичного обов’язку, захист життєво важливих інтересів, виконання суспільно корисного завдання, якщо це передбачено законом, або законний інтерес, який не переважає права людей.

Відповідальна команда фіксує підставу до збору даних. Якщо використовується згода, вона має бути поінформованою, конкретною, добровільною, коли це потрібно, підтверджуваною й такою ж легкою для відкликання, як і для надання. Відмова або відкликання згоди не повинні призводити до неоголошеного покарання.

Згода не є стандартною відповіддю для кожної діяльності. GEF має використовувати підставу, що точно описує обробку, і застосовувати додаткові заходи захисту, потрібні для чутливих даних, дітей, вразливих людей, прямих повідомлень, досліджень або міжнародного передавання.

6. Прозорість і збір

Перед збором персональних даних GEF надає повідомлення, що відповідає аудиторії та обставинам. У ньому, залежно від ситуації, слід пояснити:

• хто збирає дані та як із ним зв’язатися;
• які дані збираються та чи є вони обов’язковими або необов’язковими;
• навіщо вони використовуються та на якій правовій підставі;
• наслідки ненадання обов’язкових даних;
• хто їх отримує та чи можуть вони оброблятися за кордоном;
• як довго вони зберігаються або як визначається строк зберігання;
• суттєві заходи безпеки та конфіденційності;
• чи буде інформація опублікована або записана в публічний блокчейн; і
• права особи та способи подання скарги.

Зазвичай GEF збирає дані безпосередньо від особи. Непрямий збір повинен мати правову підставу, задокументоване джерело й належне повідомлення, якщо не діє передбачений законом виняток.

7. Чутливі дані та люди з підвищеним ризиком

Дані можуть створювати серйозний ризик через свій вміст, контекст, поєднання або залучених людей. Це стосується даних про здоров’я, біометрію, генетику, етнічність, релігію, політику, статеве життя, фінанси, точне місцезнаходження, ідентифікацію й захист дітей, а також даних, які можуть наражати людину на дискримінацію, насильство, виключення, стеження, експлуатацію або втрати.

GEF застосовує посилені заходи захисту за вищого ризику. Вони можуть включати збирання меншої кількості даних, відокремлення ідентифікаторів, суворіші обмеження доступу, шифрування, коротший строк зберігання, безпечніші способи зв’язку, безпечне передавання, перевірку перед розкриттям, консультацію фахівця й документовану оцінку впливу.

Команди повинні враховувати місцеві обставини. Ім’я, належність до громади, точка на карті, адреса Гаманця, фотографія або історія транзакцій можуть бути чутливими, навіть якщо не кожен закон класифікує їх як чутливі дані.

8. Діти та їхній захист

Обробка даних дитини потребує особливої обережності, застосовної правової підстави, інформації відповідно до віку й будь-якого необхідного дозволу батьків або опікуна. Найкращі інтереси дитини є першочерговими.

GEF мінімізує дані дітей, обмежує доступ, уникає непотрібних точних місцезнаходжень або матеріалів, що ідентифікують дитину, та оцінює, чи може публікація або цифрове спілкування спричинити передбачувану шкоду. Обробка даних має відповідати Політиці захисту дітей.

CLC App призначена лише для дорослих. Ця Політика не створює шляху для реєстрації дитини в App.

9. Конфіденційність за задумом та оцінка впливу

Вимоги конфіденційності мають враховуватися під час проєктування проєкту або системи, а не додаватися лише після збору даних. До запуску команди повинні визначити мету, потік даних, видимість, доступ, зберігання, видалення, постачальника, передавання й порядок реагування на інциденти.

GEF проводить і документує оцінку впливу на захист даних, коли обробка, імовірно, створює високий ризик. Серед відповідних чинників — масштабний або систематичний моніторинг, чутливі дані чи дані дітей, точне місцезнаходження, нові технології, публічне зіставлення, автоматизоване оцінювання, об’єднання наборів даних або незворотна публікація.

Невирішений високий ризик до початку обробки має бути переданий відповідальному керівництву або органу управління та, якщо потрібно, компетентному органу.

10. Доступ і безпека

Доступ до персональних даних обмежується відповідно до ролі й потреби. GEF обирає заходи захисту, що відповідають системі та ризику. Вони можуть включати:

• надійну автентифікацію й контрольований адміністративний доступ;
• права за принципом найменших привілеїв і розподіл обов’язків;
• безпечне передавання й належний захист збережених даних;
• підтримуване програмне забезпечення, оновлення, перевірку конфігурації й управління вразливостями;
• журналювання, моніторинг, обмеження частоти запитів і виявлення зловживань;
• захищені резервні копії, перевірене відновлення й заходи безперервності послуг;
• безпечне видалення або знищення після завершення строку зберігання; і
• договірні обов’язки щодо конфіденційності й безпеки для персоналу та постачальників.

Засоби безпеки переглядаються, коли змінюються системи, загрози або ризики. Записи публічного блокчейну потребують інших заходів, оскільки підтверджені записи зазвичай неможливо змінити чи видалити.

11. Постачальники послуг, партнери та передавання

Перш ніж надати постачальнику послуг доступ до персональних даних, GEF оцінює мету, необхідність, безпеку, місцезнаходження, подальше передавання, видалення й здатність підтримувати виконання юридичних обов’язків. Письмові умови мають визначати дозволену обробку, конфіденційність, безпеку, повідомлення про інциденти, залучення субобробників, допомогу, повернення або видалення й, за потреби, нагляд.

Саме партнерство не робить кожну організацію обробником. Кожна домовленість має визначити, чи сторони діють як незалежні контролери, спільні контролери або контролер і обробник, і надати людям точну інформацію про ці ролі.

Міжнародний доступ або передавання повинні мати застосовну правову підставу й належні заходи захисту. Відповідальні команди документують одержувача, країну призначення, мету, дані, ризики й заходи захисту. Публічно опублікована інформація й дані публічного блокчейну доступні в усьому світі та потребують чіткого повідомлення до публікації.

12. Дослідження, статистика й відкриті дані

GEF підтримує відповідальні дослідження й відкрите навчання. Відкритість не означає автоматичну публікацію персональних даних.

Дослідження й робота з публічними даними повинні:

• визначати питання, суспільну цінність, правову підставу й мінімально потрібні дані;
• використовувати агрегування, знеособлення, псевдонімізацію, вибірку або контрольований доступ, коли це доречно;
• оцінювати ризики повторної ідентифікації та шкоди групам, зокрема в поєднанні з публічними даними;
• не називати знеособлені дані анонімними, якщо повторна ідентифікація залишається обґрунтовано можливою;
• документувати згоду, етичну перевірку, угоду з громадою або інше законне повноваження, якщо це потрібно;
• установлювати належні для проєкту правила доступу, повторного використання, зазначення джерела, зберігання, виправлення й відкликання; і
• перевіряти таблиці, карти, описи, зображення й малі групи на ненавмисне розкриття до публікації.

Дослідники й одержувачі не повинні намагатися повторно ідентифікувати людей або використовувати дані, щоб завдати шкоди, дискримінувати, експлуатувати чи цілеспрямовано переслідувати людину або громаду. GEF може обмежити, виправити, відкликати або відмовити в публікації, якщо ризик недостатньо контрольований.

13. Точність, виправлення та походження

Команди вживають розумних заходів, щоб персональні дані залишалися точними для мети їх використання. Люди повинні мати практичний спосіб повідомити про суттєві помилки.

Виправлення мають зберігати необхідні записи про походження, аудит або спір, не продовжуючи подавати неправильну інформацію як актуальну. Якщо публічний блокчейн або незалежно контрольовану копію не можна змінити, GEF виправить позаблокчейновий запис, який контролює, і за потреби пояснить технічне обмеження.

14. Зберігання й видалення

Кожна система або діяльність повинна мати правило зберігання, що ґрунтується на меті, юридичних обов’язках, договорах, ризику, строках позовної давності, аудиті, доброчесності досліджень і правах людей, яких це стосується. Фіксований строк не застосовується до кожної категорії лише тому, що його використовує партнер або інший проєкт.

Після завершення строку зберігання GEF безпечно видаляє, знищує, агрегує, знеособлює або обмежує дані. Видалення резервних копій може відбуватися за документованим циклом заміни. Юридична вимога зберегти дані, питання захисту дітей, скарга, розслідування або архів суспільного інтересу можуть вимагати обмеженого зберігання з обмеженим доступом.

GEF не може видалити записи публічного блокчейну або копії, контрольовані незалежними третіми сторонами.

15. Права осіб і скарги

GEF надає практичний процес, за допомогою якого люди можуть реалізувати права за застосовним законодавством, включно з правами на інформацію, доступ, виправлення, заперечення, обмеження, відкликання згоди, видалення й переносність, якщо вони застосовуються.

Запити слід надсилати на [email protected]. GEF може перевірити особу й повноваження заявника та відповість у строк, установлений застосовним законодавством. Якщо запит неможливо виконати повністю, GEF пояснить причину, коли це дозволено, і вкаже доступний спосіб оскарження.

Люди можуть подати скаргу до Office of the Data Protection Commissioner або іншого компетентного органу.

16. Інциденти з даними

Усі, хто працює для GEF або від її імені, повинні негайно повідомляти про підозрювану втрату, несанкціонований доступ, розкриття, зміну, знищення або неналежне використання персональних даних через визначений канал повідомлення про інциденти або відповідальному керівництву.

GEF локалізує й розслідує інцидент, захищає людей, яких він стосується, зберігає належні докази, оцінює ризик, документує рішення й повідомляє постраждалих людей, партнерів, страховиків або органи влади, якщо це потрібно. Інформація про інцидент має передаватися лише людям, яким вона потрібна для реагування, підзвітності або дотримання закону.

17. Навчання, перевірка й виконання

Персонал отримує інформацію про конфіденційність і безпеку відповідно до своєї ролі. Особи з ролями підвищеного ризику проходять додаткове навчання. GEF періодично перевіряє системи, доступ, повідомлення, постачальників, зберігання, інциденти й дотримання цієї Політики.

Недотримання цієї Політики може призвести до обмеження доступу, виправних заходів, договірних засобів захисту, дисциплінарних заходів, припинення домовленості, повідомлення органу влади або іншої пропорційної дії.

Ніхто не повинен зазнавати помсти за добросовісне повідомлення про проблему конфіденційності або безпеки.

18. Перегляд і контакти

GEF переглядає цю Політику щонайменше раз на рік і в разі істотних правових, операційних або технічних змін. Оновлені версії зазначають дати публікації й набрання чинності.

Питання про конфіденційність, запити щодо прав або занепокоєння можна надсилати за адресою:

Grassroots Economics Foundation
P.O. Box 1659-80108
Kilifi, Kenya
[email protected]