Sera ya Ulinzi wa Data ya Grassroots Economics Foundation

Tafsiri ya kazi — bado haijaanza kutumika. Tafsiri hii ya Kiswahili imetolewa kwa ukaguzi kabla ya idhini ya kisheria. Maandishi ya Kiingereza ndiyo chanzo na ndiyo yanayotawala, isipokuwa sheria inayotumika itake vinginevyo. Soma maandishi ya Kiingereza.

1. Kusudi

Grassroots Economics Foundation (GEF) inaheshimu faragha na inachukulia kushughulikia data binafsi kuwa wajibu kwa watu na jamii zinazohusika katika kazi yake. Sera hii inaweka viwango vya chini vya data binafsi inayoshughulikiwa kupitia mifumo, programu, utafiti, elimu, matukio, ushirikiano na shughuli za GEF, ikiwemo Cosmo-Local Credit App (CLC App).

Sera hii inaongozwa na Data Protection Act, 2019 ya Kenya, kanuni zinazotumika na mwongozo wa sasa wa Office of the Data Protection Commissioner. Sheria nyingine zinaweza pia kutumika mahali GEF inapofanya kazi au watu wanaoathiriwa walipo.

Hati ya Taarifa ya Faragha ya CLC App inatoa maelezo mahususi zaidi kuhusu sehemu za App, rasilimali za umma, utafutaji wa mpokeaji na rekodi za blockchain ya umma. Masharti ya Huduma yanasimamia matumizi ya App.

2. Upeo

Sera hii inatumika kwa wadhamini, wakurugenzi, wafanyakazi, wajitoleaji, wanafunzi wanaofanya mafunzo kwa vitendo, wakandarasi, washauri, watafiti na watu wengine wanaoshughulikia data binafsi kwa ajili ya GEF au kwa niaba yake. Mikataba na mipango ya ushirikiano lazima iweke wajibu unaofaa wa ulinzi wa data kwa watoa huduma na washirika.

Sera inahusu data binafsi katika rekodi za kidijitali, karatasi, sauti, picha, utafiti, mawasiliano na aina nyingine. Inatumika iwe GEF ni mdhibiti, mdhibiti mwenza au mchakataji wa data. Mradi lazima utambue jukumu la GEF na majukumu ya wahusika wengine badala ya kudhani kuwa sera moja inamdhibiti kila mshiriki.

3. Kanuni zinazoongoza

GEF hushughulikia data binafsi kwa kuzingatia kanuni zifuatazo:

1. Uhalali, haki na uwazi. Inapowezekana na inapohitajika, watu hupewa taarifa inayoeleweka kuhusu ushughulikiaji muhimu kabla au wakati data yao inakusanywa.
2. Kuweka kikomo cha kusudi. Data hukusanywa kwa makusudi mahususi, yaliyo wazi na halali, wala haitumiki tena kwa namna isiyolingana bila msingi wa kisheria na taarifa inayofaa.
3. Kupunguza data. GEF hukusanya na kushiriki tu taarifa inayohitajika kwa kiasi kinachofaa kwa kusudi lililoelezwa.
4. Usahihi. Hatua zinazofaa huchukuliwa ili data binafsi muhimu ibaki sahihi na rekodi zinazopotosha zisahihishwe.
5. Kuweka kikomo cha uhifadhi. Data inayoweza kumtambulisha mtu huhifadhiwa kwa muda unaohitajika kwa kiasi kinachofaa kwa kusudi na wajibu unaotumika.
6. Uadilifu na usiri. Hatua za ulinzi hulingana na data, watu, mazingira na hatari.
7. Uwajibikaji. GEF huandika maamuzi muhimu na inaweza kuonyesha jinsi kanuni hizi zinavyotekelezwa.
8. Ushiriki na utu. Desturi za data lazima ziheshimu uwezo wa kufanya maamuzi, usalama, utamaduni na matarajio yanayofaa ya watu na jamii zinazoathiriwa.

4. Uwajibikaji na majukumu

Vyombo vya utawala na usimamizi vya GEF vinawajibika kuhakikisha hatari za faragha zinapata rasilimali na usimamizi unaofaa. Vinateua majukumu yenye uwajibikaji kwa uratibu wa faragha, usalama wa taarifa, rekodi, usimamizi wa utafiti, ulinzi wa watoto, mwitikio kwa matukio na maombi ya wenye data.

Wajibu hufuata kazi na mamlaka inayohusika; haupewi moja kwa moja idara fulani. Kila mtu anayefanya kazi kwa ajili ya GEF au kwa niaba yake lazima:

• afuate Sera hii na taratibu zinazohusiana na jukumu lake;
• afikie data binafsi tu akiwa ameidhinishwa na pale inapohitajika;
• aripoti haraka upotevu, matumizi mabaya, ufichuaji au udhaifu wa usalama unaoshukiwa;
• akamilishe mafunzo yanayohitajika; na
• amwulize kiongozi wa mradi au faragha anayewajibika kabla ya kuanza ushughulikiaji usio wazi au wenye hatari kubwa.

GEF hudumisha rekodi zinazofaa za mifumo ya ushughulikiaji, makusudi, aina za data, watu wanaoathiriwa, misingi ya kisheria, wapokeaji, uhamishaji, uhifadhi, hatua za ulinzi na wenye wajibu.

5. Misingi halali na ridhaa

Kila shughuli ya kushughulikia data lazima iwe na msingi wa kisheria unaotumika, kama vile ridhaa, utekelezaji wa makubaliano, kutimiza wajibu wa kisheria, kulinda maslahi muhimu ya maisha, kutekeleza kazi ya maslahi ya umma pale inapopatikana kisheria, au maslahi halali ambayo hayazidiwi na haki za watu.

Timu inayowajibika huandika msingi huo kabla ya ukusanyaji. Ridhaa inapotumika, lazima itolewe baada ya kufahamishwa, iwe mahususi, itolewe kwa hiari pale inapohitajika, iwe na ushahidi, na iwe rahisi kuiondoa kama ilivyo rahisi kuitoa. Kukataa au kuondoa ridhaa hakupaswi kusababisha adhabu ambayo haikuelezwa.

Ridhaa si jibu la kawaida kwa kila shughuli. GEF lazima itumie msingi unaoeleza kwa usahihi ushughulikiaji na kutoa ulinzi wowote wa ziada unaohitajika kwa data nyeti, watoto, watu walio katika mazingira hatarishi, mawasiliano ya moja kwa moja, utafiti au uhamishaji wa kimataifa.

6. Uwazi na ukusanyaji

Kabla ya kukusanya data binafsi, GEF hutoa taarifa inayofaa kwa hadhira na mazingira. Inapaswa kueleza, inapofaa:

• nani anakusanya data na jinsi ya kuwasiliana naye;
• data inayokusanywa na ikiwa ni ya lazima au ya hiari;
• kwa nini inatumika na msingi wa kisheria;
• matokeo ya kutotoa data inayohitajika;
• nani anaipokea na ikiwa inaweza kushughulikiwa kimataifa;
• muda itakaohifadhiwa au jinsi muda wa kuhifadhi unavyoamuliwa;
• mipango muhimu ya usalama na usiri;
• ikiwa taarifa itachapishwa au kuwekwa kwenye blockchain ya umma; na
• haki za mtu huyo na njia za kulalamika.

Kwa kawaida GEF hukusanya data moja kwa moja kutoka kwa mtu anayehusika. Ukusanyaji usio wa moja kwa moja lazima uwe na msingi wa kisheria, chanzo kilichoandikwa na taarifa inayofaa, isipokuwa pale ambapo sheria inaruhusu hali tofauti.

7. Data nyeti na watu walio katika hatari kubwa zaidi

Data inaweza kusababisha hatari kubwa kutokana na maudhui yake, mazingira, kuunganishwa kwake na data nyingine au watu wanaohusika. Hii inajumuisha taarifa za afya, biometria, vinasaba, kabila, dini, siasa, jinsia, fedha, eneo sahihi, utambulisho na ulinzi wa watoto, pamoja na data inayoweza kumweka mtu katika hatari ya ubaguzi, vurugu, kutengwa, ufuatiliaji, unyonyaji au hasara.

GEF hutumia ulinzi ulioimarishwa pale hatari inapokuwa kubwa zaidi. Hatua zinaweza kujumuisha kukusanya data kidogo, kutenganisha vitambulisho, vizuizi vikali zaidi vya ufikiaji, usimbaji fiche, muda mfupi wa kuhifadhi, njia salama za mawasiliano, uhamishaji salama, ukaguzi kabla ya ufichuaji, ushauri wa kitaalamu na tathmini ya athari iliyoandikwa.

Timu lazima zizingatie mazingira ya mahali. Jina, uhusiano na jamii, sehemu ya ramani, anwani ya Mkoba, picha au historia ya miamala inaweza kuwa nyeti hata kama haitambuliki kisheria kuwa data nyeti katika kila nchi.

8. Watoto na ulinzi wao

Kushughulikia data ya mtoto kunahitaji uangalifu maalum, msingi wa kisheria unaotumika, taarifa inayofaa kwa umri na idhini yoyote inayohitajika ya mzazi au mlezi. Maslahi bora ya mtoto ni jambo la msingi.

GEF hupunguza data ya watoto, huweka mipaka ya ufikiaji, huepuka maeneo sahihi au picha zinazotambulisha zisizohitajika, na hutathmini ikiwa uchapishaji au mawasiliano ya kidijitali yanaweza kusababisha madhara yanayoweza kutarajiwa. Ushughulikiaji wa data lazima ufuate Sera ya Ulinzi wa Watoto.

CLC App ni ya watu wazima pekee. Sera hii haitoi njia ya mtoto kujisajili katika App.

9. Faragha katika usanifu na tathmini ya athari

Masharti ya faragha lazima yazingatiwe wakati mradi au mfumo unapobuniwa, si kuongezwa tu baada ya data kukusanywa. Kabla ya uzinduzi, timu lazima zifafanue kusudi, mtiririko wa data, mwonekano, ufikiaji, uhifadhi, ufutaji, mtoa huduma, uhamishaji na mipango ya kushughulikia matukio.

GEF hufanya na kuandika tathmini ya athari za ulinzi wa data pale ambapo ushughulikiaji unaweza kusababisha hatari kubwa. Vichocheo husika ni pamoja na ufuatiliaji wa kiwango kikubwa au wa kimfumo, data nyeti au ya watoto, eneo sahihi, teknolojia mpya, kuoanisha watu hadharani, tathmini ya kiotomatiki, kuunganisha seti za data au uchapishaji usioweza kubatilishwa.

Hatari kubwa ambayo haijatatuliwa lazima ipelekwe kwa chombo cha usimamizi au utawala chenye uwajibikaji na, inapohitajika, kwa mamlaka husika kabla ushughulikiaji kuanza.

10. Ufikiaji na usalama

Ufikiaji wa data binafsi huwekewa mipaka kulingana na jukumu na uhitaji. GEF huchagua hatua za ulinzi zinazofaa kwa mfumo na hatari, ambazo zinaweza kujumuisha:

• uthibitishaji imara na ufikiaji wa kiutawala unaodhibitiwa;
• ruhusa za kiwango cha chini kinachohitajika na mgawanyo wa majukumu;
• uhamishaji salama na ulinzi unaofaa wa data iliyohifadhiwa;
• programu zinazotumika, masasisho ya usalama, ukaguzi wa mipangilio na usimamizi wa udhaifu;
• kumbukumbu za matukio, ufuatiliaji, vikomo vya matumizi na utambuzi wa matumizi mabaya;
• nakala rudufu zilizolindwa, urejeshaji uliojaribiwa na hatua za kuendeleza huduma;
• ufutaji au uharibifu salama muda wa kuhifadhi unapokwisha; na
• wajibu wa kimkataba wa usiri na usalama kwa wafanyakazi na watoa huduma.

Udhibiti wa usalama hukaguliwa mifumo, vitisho au hatari zinapobadilika. Rekodi za blockchain ya umma zinahitaji ulinzi tofauti kwa sababu rekodi zilizothibitishwa kwa kawaida haziwezi kubadilishwa wala kufutwa.

11. Watoa huduma, washirika na uhamishaji

Kabla ya kumpa mtoa huduma ufikiaji wa data binafsi, GEF hutathmini kusudi, ulazima, usalama, mahali, ushirikishaji wa baadaye, ufutaji na uwezo wa kusaidia wajibu wa kisheria. Masharti yaliyoandikwa lazima yafafanue ushughulikiaji unaoruhusiwa, usiri, usalama, kuripoti matukio, matumizi ya wachakataji wengine, usaidizi, kurejesha au kufuta data, na usimamizi inapohitajika.

Ushirikiano peke yake haufanyi kila shirika kuwa mchakataji wa data. Kila mpango lazima utambue ikiwa wahusika ni wadhibiti huru, wadhibiti wenza, au mdhibiti na mchakataji, na uwape watu taarifa sahihi kuhusu majukumu hayo.

Ufikiaji au uhamishaji wa kimataifa lazima utumie msingi wa kisheria unaotumika na hatua zinazofaa za ulinzi. Timu husika huandika mpokeaji, nchi lengwa, kusudi, data, hatari na hatua za ulinzi. Taarifa iliyochapishwa hadharani na data ya blockchain ya umma inaweza kufikiwa duniani kote na inahitaji taarifa iliyo wazi kabla ya kuchapishwa.

12. Utafiti, takwimu na data huria

GEF inaunga mkono utafiti wenye uwajibikaji na kujifunza kwa uwazi. Uwazi haumaanishi kuchapisha data binafsi moja kwa moja.

Kazi ya utafiti na data ya umma lazima:

• ifafanue swali, manufaa ya umma, msingi wa kisheria na kiwango cha chini cha data kinachohitajika;
• itumie ujumlishaji, kuondoa utambulisho, kubadilisha utambulisho kwa msimbo, sampuli au ufikiaji unaodhibitiwa inapofaa;
• itathmini hatari za kuwatambua watu tena na madhara kwa makundi, ikiwemo kwa kuunganisha data na data ya umma;
• iepuke kudai data isiyotambulisha moja kwa moja kuwa data isiyoweza kumtambulisha mtu kabisa wakati utambulisho unaweza kurejeshwa kwa kiasi kinachofaa;
• iandike ridhaa, ukaguzi wa maadili, makubaliano ya jamii au mamlaka nyingine ya kisheria inapohitajika;
• iweke kanuni za ufikiaji, matumizi tena, kutaja chanzo, uhifadhi, usahihishaji na kuondoa data zinazofaa kwa mradi; na
• ikague majedwali, ramani, maelezo, picha na makundi madogo ili kuzuia ufichuaji usiokusudiwa kabla ya kuchapisha.

Watafiti na wapokeaji hawapaswi kujaribu kuwatambua tena watu au kutumia data kuwadhuru, kuwabagua, kuwanyonya au kuwalenga watu au jamii. GEF inaweza kuzuia, kusahihisha, kuondoa au kukataa kutoa data pale ambapo hatari haijadhibitiwa vya kutosha.

13. Usahihi, usahihishaji na chanzo

Timu huchukua hatua zinazofaa ili data binafsi ibaki sahihi kwa kusudi linalotumika. Watu lazima wawe na njia ya vitendo ya kuripoti makosa muhimu.

Usahihishaji unapaswa kuhifadhi taarifa muhimu za chanzo, ukaguzi au mgogoro bila kuendelea kuonyesha taarifa isiyo sahihi kama ya sasa. Pale ambapo blockchain ya umma au nakala inayodhibitiwa kivyake haiwezi kubadilishwa, GEF itasahihisha rekodi iliyo nje ya blockchain ambayo inadhibiti na kueleza kizuizi cha kiufundi inapofaa.

14. Uhifadhi na utupaji

Kila mfumo au shughuli lazima iwe na kanuni ya kuhifadhi data inayotegemea kusudi, wajibu wa kisheria, mikataba, hatari, vipindi vya ukomo wa madai, ukaguzi, uadilifu wa utafiti na haki za watu wanaoathiriwa. Muda mmoja haupaswi kutumiwa kwa kila aina ya data kwa sababu tu mshirika au mradi mwingine unautumia.

Muda wa kuhifadhi unapoisha, GEF hufuta, huharibu, hujumlisha, huondoa utambulisho au huzuia data kwa usalama. Kufutwa kwa nakala rudufu kunaweza kufuata mzunguko wa kubadilishwa ulioandikwa. Agizo la kuhifadhi kwa sababu za kisheria, suala la ulinzi wa watoto, malalamiko, uchunguzi au kumbukumbu ya maslahi ya umma linaweza kuhitaji uhifadhi wenye mipaka na ufikiaji uliozuiliwa.

GEF haiwezi kufuta rekodi za blockchain ya umma au nakala zinazodhibitiwa na wahusika wengine huru.

15. Haki za watu binafsi na malalamiko

GEF hutoa mchakato wa vitendo kwa watu kutumia haki zinazopatikana chini ya sheria inayotumika, ikiwemo haki ya kupata taarifa, kufikia data, kusahihisha, kupinga, kuzuia ushughulikiaji, kuondoa ridhaa, kufuta na kuhamisha data inapofaa.

Maombi yanapaswa kutumwa kwa [email protected]. GEF inaweza kuthibitisha utambulisho na mamlaka ya mwombaji na itajibu ndani ya muda unaotakiwa na sheria inayotumika. Ikiwa ombi haliwezi kutimizwa kikamilifu, GEF itaeleza sababu pale inaporuhusiwa na kutaja njia inayopatikana ya kulalamika.

Watu wanaweza kulalamika kwa Office of the Data Protection Commissioner au mamlaka nyingine yenye uwezo.

16. Matukio ya data

Mtu yeyote anayefanya kazi kwa ajili ya GEF au kwa niaba yake lazima aripoti haraka upotevu, ufikiaji usioidhinishwa, ufichuaji, mabadiliko, uharibifu au matumizi mabaya ya data binafsi yanayoshukiwa kupitia njia iliyoteuliwa ya kuripoti matukio au kwa usimamizi unaowajibika.

GEF itadhibiti na kuchunguza tukio, kulinda watu walioathiriwa, kuhifadhi ushahidi unaofaa, kutathmini hatari, kuandika maamuzi na kuwaarifu watu walioathiriwa, washirika, watoa bima au mamlaka inapohitajika. Taarifa za tukio lazima zishirikiwe tu na watu wanaozihitaji kwa mwitikio, uwajibikaji au uzingatiaji wa sheria.

17. Mafunzo, uhakikisho na utekelezaji

Wafanyakazi hupokea taarifa za faragha na usalama zinazofaa kwa majukumu yao. Wenye majukumu ya hatari kubwa hupata mafunzo ya ziada. GEF hukagua mara kwa mara mifumo, ufikiaji, taarifa, watoa huduma, uhifadhi, matukio na uzingatiaji wa Sera hii.

Kutofuata Sera hii kunaweza kusababisha ufikiaji kuzuiwa, hatua ya kurekebisha, suluhisho la kimkataba, hatua ya kinidhamu, kusitishwa kwa mpango, kuripotiwa kwa mamlaka au hatua nyingine inayolingana.

Hakuna mtu anayepaswa kulipiziwa kisasi kwa kutoa kwa nia njema taarifa ya wasiwasi kuhusu faragha au usalama.

18. Ukaguzi na mawasiliano

GEF hukagua Sera hii angalau kila mwaka na panapotokea mabadiliko muhimu ya kisheria, uendeshaji au kiufundi. Matoleo yaliyosasishwa yataeleza tarehe zake za kuchapishwa na kuanza kutumika.

Maswali kuhusu faragha, maombi ya haki au masuala ya wasiwasi yanaweza kutumwa kwa:

Grassroots Economics Foundation
P.O. Box 1659-80108
Kilifi, Kenya
[email protected]